السبت، 14 أكتوبر 2017

ورقة عمل عن : مقومات نظام الرقابة الداخلية في المنشأة ، المدونة المحاسبية الاولى تقدم مئات المحاضرات المحاسبية المجانية والمراجع المحاسبية والادارية

ورقة عمل عن : مقومات نظام الرقابة الداخلية في المنشأة  
             
  


اكتب تقريرا موجزا عن انطباعاتك وتقييمك عن مقومات نظام الرقابة الداخلية في منشأتك بشكل عام (في الموضوعات التالية:

    أ‌-          الفصل الواضح بين الاختصاصات والمسئوليات والتحديد الدقيق لكل من السلطات والمسئوليات:
أ‌.        تحديد الاختصاصات الإدارات المختلفة ، بحيث تكون مكملة لبعضها البعض .
ب‌.   توزيع الواجبات بين الموظفين ، بحيث لا ينفرد أحدهم بعمل ما من أوله إلى آخره .
ت‌.   تقيم العمل بين الإدارات والموظفين بحيث يتم الفصل بين المسئوليات التالية:
§         مسئولية اتخاذ القرارات .
§         مسئولية تنفيذ العمليات .
§         مسئولية الاحتفاظ بالأصول .
§         مسئولية المحايد من العمليات.
ث‌.   تنظيم الإدارات بحيث تجمع الموظفين الذين يقومون بعمل واحد في مكان واحد .
ج‌.    تحديد خطوات كل عملية بالتفصيل حتى لاتترك الفرصة للتصرف الشخصي
ح‌.    تصميم المستندات بطريقة مناسبة .
خ‌.    تغيير الواجبات بين وقت لآخر دون أن يتعارض ذلك مع حسن سير العمل.
د‌.      ضرورة قيام الموظف بإجازة سنوية
ذ‌.      ضرورة توقيع المسئولين على المستندات في حدود اختصاصاتهم

 ب‌-       نظام محاسبي يقوم على مجموعة ملائمة من المستندات والسجلات المحاسبية ودليل للحسابات :

أ‌.        وجود كتيبات ولوائح مطبوعة تحدد الإجراءات المحاسبية التي ينبغي إتباعها مثل وجود دليل للحسابات ، وكذلك وجود لائحة للحسابات تحدد الإجراءات التي يجب إتباعها في تسجيل وتبويب و تلخيص و عرض المعلومات المحاسبية.
ب‌.   إعداد نماذج مطبوعة للمستندات تغطي كافة العمليات ، مثل فواتير البيع والشراء والإيصالات والاشعارات وكذلك نماذج للتعاملات المحاسبية.
ت‌.   إصدار التعليمات لضرورة إثبات العمليات في الدفاتر والسجلات بدون تأخير وبذلك تقل فرص ارتكاب الأخطاء والغش، بالإضافة إلى عدم قيد أي مستند ما لم يكن يحمل توقيعات المسئولين ، وما لم يكن مرفقا به جميع الوثائق ألمؤيده له
ث‌.   يتعين ألا يترك أي موظف في مراجعة العمل الذي قام بأدائه وإنما تتم المراجعة بواسطة شخص أخر مسئول وذلك لإخضاع العمل للفحص الدقيق.
ج‌.    استخدام وسائل التوازن الحسابي الدوري مثل موازين المراجعة والحسابات الإجمالية.
ح‌.    إجراء الجرد الفعلي للأصول بصفة دورية ومفاجئة وإجراء المطابقات الدورية للتأكد من مطابقة نتائج الجرد الفعلي مع الأرصدة في الدفتر.

 ت‌-       إجراءات دقيقة وواضحة لمعالجة العمليات:

أ‌.        توفير الوسائل اللازمة للسيطرة على مختلف العمليات للتحقق من أن البيانات الموضوعة قد تم التمسك بها وان تنفيذها قد تم بالشكل المطلوب الذي وضعته الإدارة (سياسات ولوائح).
ب‌.   توفير الوسائل اللازمة للحفاظ على الأصول والموجودات من السرقة أو الضياع.
ت‌.   توفير المعلومات المحاسبية الدقيقة لكي تتمكن الإدارة من اتخاذ القرارات في مجال التخطيط والرقابة.
ث‌.   تحديد المسئوليات وتقسيم العمليات بين الأقسام والإدارات بما يحقق الكفاءة في أداء الواجبات.

 ث‌-       رقابة  مادية على أصول وممتلكات المنشأة :

     أولا: تحديد مسئولية شراء الأصول الثابتة والاستغناء عنها:
أ‌.        وجود لائحة خاصة لمشتريات الأصول الثابتة يتحدد فيها سلطات وطرق الشراء ومن له حق اعتماد ذلك ، وفي العادة يتم شراء الأصول الثابتة عن طريق إعداد مذكرة خاصة من دفتر مسلسل الأرقام  ترسل نسخة إلى إدارة الحسابات لتتبع عملية الشراء ونسخة أخرى إلى إدارة المشتريات حيث يتم من خلال إدارة المشتريات تحديد إجراءات الشراء والاستلام الفحص والسداد.
ب‌.   يتولى شخص مسئولية تقرير عملية الاستغناء عن الأصول الثابتة ( محضر فحص + لجنة فنية ) وفي حالة التقرير بالاستغناء ترسل صورة من محضر التلف لإدارة الحسابات لمراقبة عملية الاستغناء.  
ت‌.   فصل مسئولية الاستغناء عن الأصل على عملية بيع الأصل .
ث‌.   وجود نظام لمراقبة دخول وخروج الأصول من إلى المنشأة.
ج‌.    تحديد الإضافات والاستعارات للأصول الثابتة وفقاً للموازنة الرأسمالية.
ح‌.    عمل الدراسات اللازمة لمواعيد وتكاليف الصيانة.
خ‌.    تحديد ميزانية معينة للتفرقة بين المصروفات الرأسمالية والمصروفات الإيرادية.
ثانياً: إمساك سجلات للأصول الثابتة:
يجب إعداد سجل تحليلي لأنواع الأصول الثابتة التي تمتلكها المنشأة، وتظهر في هذا السجل المعلومات التالية
أ‌.         تاريخ شراء الأصل .
ب‌.     رقمه ومواصفاته ومكان التركيب.
ت‌.     اسم المورد .
ث‌.     تكلفة الأصل وعمره الإنتاجي ومعدل الإهلاك.
ج‌.      مخصص الإهلاك السنوي ومجمع مخصص الإهلاك.
ح‌.      القيمة التخزينية للأصل .
ويفيد هذا السجل في النواحي التالية:
1.     تسهيل احتساب الإهلاك .
2.     تسهيل إجراء قيود الإهلاك أو بيع الأصل او تخزين الأصل او استبداله.
3.     تسهيل عملية اتخاذ القرار  بين الاستبدال بأصل جديد أم لا.
4.     معرفة الإضافات والاستبعادات لكل اصل .
ثالثاً: المطابقة الدورية والإجراءات العامة
1.     تمسك لكل مجموعة من الأصول الثابتة المتشابهة  بطاقات معينة يظهر فيها إهلاك المدة والإضافات والاستبعادات أثناء الفترة ورصيد آخر المدة لكل أصل.
وهذه البطاقات تمثل أستاذ فرعي للأصول الثابتة ، يتم مطابقتها مع مجموع حسابات مراجعة الأصول الثابتة في دفتر الأستاذ العام ، على أن يقوم بهذه المطابقة شخص مسئول بخلاف الشخص الذي يقوم بعملية الشراء أو البيع أو الاحتفاظ بعهدة الأصول أو سجلاتها.
2.     يتم تكوين لجنة خاصة لجرد الأصول الثابتة جردا فعليا مفاجئا ويكون دوريا على الطبيعة ، للتأكد من وجودها والتعرف على حالتها ومطابقة نتيجة الجرد الفعلي مع سجلات الأصول الثابتة
3.     بالنسبة للأصول التي تم إهلاكها دفتريا ومازالت تعمل في الإنتاج يراعى أن تقدر لها قيمة تذكارية لمراقبتها فعليا.
4.     يتم التامين على الأصول الثابتة المختلفة كالمباني والآلات والسيارات ضد الأخطار العامة، مع ملاحظة ان يتم تقدير قيمة التأمين لكل اصل من الأصول على أساس قيمته الاستبدالية.
5.     يقوم قسم المرجعة الداخلية بإعداد تقرير دوري بحالة الأصول الثابتة والتأكد من تطبيق و سائل الحماية اللازمة للمحافظة عليها ضد السرقة والتلاعب .
   

  ج‌-        نظام فعال للموازنات التخطيطية ومقاييس لقياس الأداء  :

لابد من إتباع المبادئ العامة لإعداد الموازنات التخطيطية والتي نختصر فيما يلي :
1.     مبدأ اعتماد الموازنة على التنبؤ عند وضع التقديرات .
2.     مبدأ ربط الموازنة بفترات رقابية محددة .
3.     مبدأ شمول الموازنة على كل أوجه نشاط المنشأة.  
4.     مبدأ ترجمة الموازنة في صورتها النهائية إلى موازنة مالية .                      
5.     مبدأ اعتبار الموازنة بعد اعتمادها مستند رقابي.
ويجب مراعاة الاعتبارات التالية لنجاح نظام الموازنات:
                                 أ‌-         تفهم العاملين في إعداد الموازنة لأهداف الموازنة التخطيطية .
                               ب‌-      إمكانية تحقيق أهداف الموازنة التخطيطية.

  ح‌-        مجموعة من الأفراد  مؤهلين تأهيلاً كــــافياً  :
يراعي اختيار العاملين مايـــلي  : 
1-  وجود توصيف دقيق للوظائف لتحديد الواجبات والمسئوليات الخاصة لكل وظيفة وتبعاً لذلك صفات ومؤهلات من يشغل هذه الوظيفة. 
2-  تدريب العاملين بمجرد تعيينهم وخلال ترقياتهم في أعمالهم لرفع كفاءتهم المهنية      .
3-  التأمين على العمال ضد حياتهم وخاصة الذين يعهد إليهم الاحتفاظ بالنقدية أو البضائع أو الأصول الثابتة.
  خ‌-        مراجعة داخلية مستقلة على الأداءً  :
إن المراجع الداخلي يقوم بأداء عمله في استقلال نسبي لتحقيق أهداف المراجعة الداخلية ويعتمد هذا الاستقلال على ناحيتين:
أ‌.        مكانته في الهيكل التنظيمي ، وتأييد الإدارة له يحققان له الاستقلال في عمله ، فهو مسئول إمام الإدارة
ب‌.   أن المراجع الداخلي يختص بالفحص وتقييم ومراقبة النشاط والسجلات والتأكد من تنفيذ اللوائح والإجراءات لذلك يجب ألا يعهد إليه بأي عمل يتعلق بالعمليات التي يقوم بمراجعتها.
وعليه تحدد اختصاصات ومسئوليات إدارة المراجعة الداخلية في ضوء ما سبق إلى ما يلي :
1.     فحص وتقييم قوة وكفاءة تطبيق النظم المحاسبية والإجراءات التنفيذية الخاصة بها.
2.     التأكد من تطبيق السياسات الإدارية.
3.     التأكد من وجود الحماية الكافية لموجودات وأصول المنشأة ضد السرقة والأخطار الأخرى .
4.     التأكد من صحة المعلومات المحاسبية التي تظهر في التقارير الرقابية والمالية المقدمة للإدارة الداخلية أو الجهات الخارجية.
5.     تقييم عمل الإدارات والأفراد ومقدار تنفيذهم للسياسات والخطط الموضوعة.

لذلــــــــــــــك
* لابد من وضع لائحة خاصة تحدد اختصاصات ومسئوليات إدارة المراجعة الداخلية .
* وتكون جميع الإدارات على علم بسلطات ومسؤوليات إدارة المراجعة الداخلية.
* ولكن يجب ألا تتدخل المراجعة الداخلية في اختصاصات العاملين والإدارات لأن لكل منهم مسؤوليات وسلطات.

  
          



الرقابة الداخلية الفعالة



الرقابة الداخلية الفعالة بمعناها الواسع ( رقابة محاسبية ، ورقابة إدارية ) ومع ذلك يجب أن تتابع الإدارة حركة النظام لاكتشاف أي خلل قد ينشأ نتيجة للتعارض بين الإدارات بسبب اختلاف الآراء والتفسيرات حول السلطة والمسئولية وذلك بعمل اللقاءات الدورية وإتاحة الفرصة لتبين الآراء البناءة والتوفيق بين الخلافات وتطوير النظام في ضؤ تغيير الظروف التي تمر بها المنشأة ، والعمل على سد أي ثغرات تظهر في النظام حتى لاتستغل بصورة سيئة.
ويشير اصطلاح كفاية نظام الرقابة الداخلية  Adequancyh of internal control system
إلى الكفاية النسبية للنظام في ضوء الموازنة بين المعايير النظرية للنظام الفعال للرقابة الداخلية وقدرة المنشأة على تحمل تكلفة مثل هذا النظام .
وبافتراض ان المنشأة يمكنها تحمل هذه التكاليف تتم المقارنة أيضاً بين المنفعة التي يحققها النظام والخسائر المتوقعة نتيجة لهذة الأمور والتكلفة المتوقعة لتبني مثل هذا النظام .
وطبقاً لذلك تختلف نظم الرقابة الداخلية من منشأة لأخرى تبعاً لامكانيات المنشأة وعلاقة التكلفة بالمنفعة لهذا النظام. 

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق