دورة كتابة مقترح مشروع Project Proposal

اولا قواعد الرقابة الداخلية علي المقبوضات النقدية:

في ضوء خبرتك العملية ناقش وقيم القواعد العامة للرقابة الداخلية التي تطبقها منشأتك بالنسبة للمقبوضات النقدية التالية في حالة تواجدها :

أ‌.        القواعد العامة للرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية التـي ترد بالبريد:

ترد في البريد إيداعات الشيكات والأوراق التجارية ولذلك يتعين أن تتوافر بها نظام سليم للرقابة الداخلية يمكن تصوره كما يلي :-

1.          يجب أن يفتح البريد الوارد من قبل شخص مسئول لاينتمي إلى قسم الحسابات أو قسـم الخزينة ( قسم الأرشيف ) .

2.          تسجيل كافة الشيكات الواردة بكشف من ثلاث نسخ.

3.          ترسل  الشيكات والنسخة الأولى إلى أمين الصندوق لإعداد إيصالات استلام الشيكات ويوقع بما يفيد استلامه الشيكات لتحصيلها من البنك.

4.          ترسل النسخة الثانية والثالثة إلى قسم الحسابات لمراجعتها وتسجيلها في الدفاتر.

5.          ترسل النسخة الثالثة إلى العملاء بما يفيد استلام الشيكات.

ب‌.   المقبوضات النقدية التـي يحصلها مندوبين عن منشأتك :

في حالة المبيعات النقدية الآجلة  يجب إيجاد نظام سليم للمراجعة الداخلية على المبالغ التي يحصلها المندوبين ، ومن أهم وسائل تحقيق ذلك:-

1.          يجب عدم السماح للمحصلين من الاطلاع على السجلات والدفاتر أو أن يكون في حوزتهم أوراق قبض.

2.          يتسلم المحصلون أشعارات من قسم المحاسبة عن المبالغ المطلوب تحصيلها.

3.          يجب على المحصلين تسليم المتحصلات اليومية، وإبداء أسباب عدم التحصيل المتبقي من العملاء في حالة عدم التحصيل، ويجب على أمين الصندوق إعداد إيصالات القبض من نسختين نسخة إلى قسم الحسابات للتسجيل ونسخة ترسل إلى العملاء.

4.          يجب أن لا يستمر المحصلين في التحصيل فترة طويلة لنفس العملاء وإنما يتعين تغييرهم من وقت لأخر.

5.          يتعين قيام قسم الحسابات بمراقبة حركة العملاء بدقة تامة وبصفة خاصة تلك الارصده التي لم تتحرك أو لم تسوى لفترة طويلة.

6.          يجب على إدارة المنشأة أن تطلب من عملائها ومن المحصلين تحرير الشيكات لأمر المنشأة ويوضح عليها بما يفيد أنها غير قابلة للتجيير وإنما تضاف فقط في الحساب الجاري للمنشأة.

ت‌.   المقبوضات النقدية التـي يتم استلامها مباشرة في الصندوق:-

لأهمية المراقبة الداخلية مع المتحصلات النقدية المباشرة توجد لها اعتبارات خاصة يمكن عرضها على النحو التالي:-

1.                  يجب أن تؤيد كافة المقبوضات النقدية بسندات الوصل الخاصة بالمنشأة تحمل أرقاماً مسلسلة ، وتكون من أصل وعدد من الصور يتلاءم مع احتياجات النظام المحاسبي المطبق في المنشأة.

2.                  يجب أن تحفظ دفاتر الإيصالات غير المستعملة لدى شخص مسئول وفي مكان أمين ، وعند استخدامها يجب أن ذلك بحسب تسلسل أرقامها، وأن تسجل الدفاتر المستخدمة في دفاتر خاصة يوقع من قبل الشخص المستلم.

3.                  يعد لكل عملية قبض إيصال خاص بها عليها صفة المبلغ ، ويعد الإيصال من قبل شخص غير أمين الخزينة بحيث ينحصر واجب أمين الخزينة في استلام المبلغ واستلام صورة من إيصال القبض.

4.                  يجب إيداع المتحصلات النقدية بالكامل في حساب جاري لدى البنك ، على أن تتم عملية الإيداع من قبل شخص آخر غير أمين الخزينة الذي أستلم تلك المبالغ.

5.                  ترسل صورة من إيصالات القبض لقسم الحسابات للتسجيل في الدفاتر .

6.                  تسلم صورة من إيصالات القبض للعملاء والجهة الموردة .

قواعد الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية:

في ضوء خبرتك العملية ناقش وقيم القواعد العامة للرقابة الداخلية التي تطبقها منشأتك بالنسبة للمدفوعات النقدية التالية:

1)    القواعد العامة للرقابة الداخلية على الرواتب والأجور:

تمثل الأجور في المنشآت المختلفة خصوصا في المنشآت الصناعية بنداً رئيسياً من بنود المصروفات ولهذا تراعي هذه المنشات ضرورة وضع نظام سليم للرقابة الداخلية يشتمل على المرحل التالية:

أ‌. مرحلة تسجيل الوقت أو الإنتاج:

1.                  في حالة سداد الأجور حسب الوقت، يستخدم سجل خاص بالحضور والانصراف يدون فيه أسماء العمال وخانة للتوقيع وكتابة الساعة عند الحضور ولانصراف .

2.                  يسحب سجل الحضور والانصراف في أوقات محددة وقت بداية العمل ووقت الانتهاء ، وتحفظ لدى موظف مسئول.

3.                  تخصص لكل عامل بطاقة خاصة به، يظهر فيها ساعات العمل واستحقاقات العامل والتي تشمل أجره العادي وأجره الإضافي والاستقطاعات المختلفة وصافي الأجر المستحق، ويقوم بإعداد هذه البطاقة قسم الأفراد من واقع سجل الحضور والانصراف.

4.                  يعد من واقع هذه البطاقات كشوف الأجور وترسل إلى قسم الحسابات للمراجعة والتسجيل في الدفاتر واستخراج شيك باسم أمين الصندوق.

5.                  يتولى أمين الصندوق صرف الشيك وتسليم الأجور على أن يوقع العامل أمام أسمه باستلام صافي مرتبة

6.                  في حالة سداد الأجور على أساس كمية الإنتاج تتبع نفس الاجرءات مع تعديل عدد ساعات العمل إلى عدد الوحدات المنتجة، على أن يخضع هذا الإنتاج إلى للفحص ولا تحتسب الوحدات المعيبة أو الرديئة وتتبع نفس إجراءات عهد الصرف.

ب‌.                                     مرحلة إعداد كشوف الأجور:

·        يجب ألا يشترك موظف واحد في إعداد الكشوف وفي مراجعتها قبل الصرف.

·        تقوم إدارة الأفراد بكتابة أسماء العمال وفئات الأجور من واقع السجلات التي لديها عن حالة كل عامل .

·        يقوم موظف مختص بإثبات الوقت الذي قضاه العامل من واقع بطاقات الوقت أو بطاقة الإنتاج.

·        يقوم موظف آخر بقسم الأفراد بإجراء العمليات الحسابية وترسل لقسم المرجعة الداخلية لمراجعتها واعتمادها.

ت‌.                                     مرحلة صرف الأجور :

·        يسحب شيك بصافي الأجور باسم أمين الصندوق

·        يوقع كل عامل على كشف الأجور أمام الخانة المخصصة له.

·        لا تدفع أجور العمال الغائبين إلى زملائهم.

·        تورد الأجور التي لم تسدد الى البنك ويوقع على كشف الاجور الصراف ورئيس قسم الحسابات.

2)    القواعد ألعامه للرقابة الداخلية على المدفوعات عن مشتريات نقدية :

قد تستلزم طبيعة نشاط المنشأة إجراء بعض عمليات الشراء النقدي لذلك تتلخص إجراءات المراقبة الداخلية لعمليات الشراء النقدي فيما يلي :

1-                أن تكون عملية الشراء النقدي بناءاً على طلب شراء يصدر من قبل الإدارة الطالبة، مع تحديد الكمية والمواصفات.

2-                ضرورة اعتماد عملية الشراء النقدي عن شخص مسئول مع ملاحظة قيمة المشتريات النقدية حيث لكل مستوى سلطة حق محدد ومعين للشراء النقدي

3-                يقوم شخص آخر بالشراء النقدي غير الذي وافق على اعتماد عملية الشراء.

4-                يصدر أذن استلام من إدارة ألمخازن باستلام  البضاعة وإرفاق صورة من أذن الاستلام مع فاتورة الشراء الي قسم الحسابات.

5-                  يقوم قسم الحسابات بمراجعة عملية الشراء، والتأكد من صحتها وإجراء القيود اللازمة

3)    القواعد العامة للرقابة ألداخلية عن مدفوعات  نقدية لشراء أصل ثابت:

الأصول الثابتة هي: ألأصول التي تحتفظ بها المنشأة بهدف الاستخدام وتحقيق الدخل وليس بغرض البيع ، لذلك لابد من وجود لائحة خاصة لمشتريات الأصول الثابتة خصوصاً الشراء النقدي للأصول الثابتة وفي مايلي أهم قواعد المراقبة الداخلية عن مدفوعات نقدية لشراء أصل ثابت:     

1-          ضرورة إعداد موازنة خاصة لمشتريات الأصول الثابتة.

2-          تحرير إذن طلب شراء من الجهة الطالبة للأصل الثابت تحدد فيه المواصفات والعدد.

3-          يتم الموافقة علي الشراء من قبل لجنة مشتريات الأصول الثابتة .

4-          ترسل الموافقة على طلب الشراء النقدي للأصول الثابتة ألي قسم المشتريات.

5-          يتم شراء الأصول من قبل إدارة المشتريات ويتم فحص عملية الشراء وتسليم الأصل إلى المخازن وتعد بطاقات أصل ثابت وترسل صورة من أذن ألاستلام إلى إدارة الحسابات

6-          ترسل فاتورة الشراء النقدي من قسم المشتريات إلى قسم الحسابات وصورة من إذن الفحص والاستلام ومراجعة عملية الشراء النقدي والتأكد من صحتها وإجراء القيود اللازمة وإصدار الشيك للمورد.