دورة كتابة مقترح مشروع Project Proposal

عملية المتابعة

 

تعريف مفهوم المتابعة:

 "هي عملية منظمة ومخططة ومستمرة ، تتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار عمر المشروع لجمع المعلومات عن تشغيل وإنجازات المشروع وتأثيراته ، ثم إعدادها وتوصيلها إلى إدارة المشروع أو غيرها من الجهات المعنية بغرض مساعدتهم على اتخاذ القرارات المناسبة لتنفيذ المشروع بكفاءة نحو تحقيق الأهداف المخططة ".

" هي عملية مستمرة لجمع وتحليل المعلومات والبيانات للمشروعات والبرامج لتحديد مدى توافق سير أنشطة المشروع مع الخطة الموضوعة له لبيان الوضع الحالي للمشروع وتركز على مؤشر الأداء " .

أسباب أجراء عملية المتابعة :

لإمداد إدارة المشروع بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن أنشطة المشروع للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بالآتي:

§       الموارد البشرية

§       الجدول الزمني

§       تدبير الموارد والمصادر

§       مستوى الجودة وكفاءة الأداء

§       الإدارة المالية والميزانية

وظائف عملية المتابعة :

           ·     توثيق مراحل تنفيذ المشروع .

     ·  تفسير عملية اتخاذ القرار بواسطة الإدارة .

           ·     اتخاذ القرار السليم .

     ·  التعلم من الخبرات المكتسبة  للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.

أهداف المتابعة

المتابعة توفر لإدارة المشروع كافة البيانات والمعلومات عن أنشطة المشروع المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه وبخاصة التحقق من أن :

-  التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط .

-  تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزانية المعتمدة لذلك .

-  مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين .

-  الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .

-  التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية .

-  القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة .

-  إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له .

-  تأثيرات المشروع قد تحققت ، والتعرف على درجة تحققها .

-  تم تحديد مواطن القوة والضعف في المشروع والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين .

-  تم تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها .

الأثار الناتجة عن غياب عملية المتابعة

                             ¬       تأخير إنجاز العمل

       ¬       الإسراف في التكلفة واستخدام الموارد

التأخير في حل الصعوبات والمشكلات التي تواجه العمل

التعارض بين الجهات المشاركة في تنفيذ أنشطة المشروع

أنواع المتابعة

أ - من حيث طبيعتها :

1. المتابعة الفنية :

المتابعة الفنية لموقع المشروع وهي التي تبين ما تم إنجازه من أعمال مقابل ما تم إنفاقه من استخدامات أستثمارية ، ومطابقة الأعمال المنفذة لما ورد في التوصيف العيني للمشروع من حيث الموقع والمواصفات والموارد المكونة للإنشاءات والتعديلات التي أدخلت على التنفيذ وأسبابها وأثرها على تحقيق الأهداف المرتبطة بالمشروع والمشاكل التي تعترض التنفيذ سواء كانت طبيعية أم نتيجة ظروف خارجية , ولذلك فإن هذا النوع من أنواع المتابعة يتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار مرحلة التنفيذ .

2. المتابعة المالية :

المتابعة المالية هي أحد أنواع المتابعة المستخدمة في تنفيذ المشروعات ، وتهدف إلى الوقوف على ما تم صرفه من أموال على مشروع معين مقارنة بما تقرر لهذا المشروع من تلك الاعتمادات .

وهذا النوع من أنواع المتابعة يمكن إجراءه على فترات :

- شهرية : حيث تقوم المنظمة بعمل متابعة مالية شهرية .

- ربع سنوية : وفي هذه الحالة يجب أن يتم إعداد تقارير ربع سنوية بما لا يتجاوز نهاية الشهر التالي للربع المحدد ومما يسمح باتخاذ القرارات اللازمة في ضوء معدلات التنفيذ .

- المتابعة السنوية : لبيان معدل التنفيذ ومعدل الأداء الاقتصادي للمشروع وإظهار المؤشرات الإيجابية في التنفيذ وكيفية التغلب على المؤشرات السلبية .

ب- من حيث مصدرها :

1-  المتابعة الداخلية :

"هى التي تختص بصورة أساسية بمجالات تنفيذ أنشطة المشروع ذاته "

وتهدف إلى إمداد مديري المشروع والمشرفين على التنفيذ بمدى التقدم في عملية تنفيذ المشروع .وتتم  المتابعة  بأشراف إدارة المشروع .

2-  المتابعة الخارجية :

"وهى تختص أساسا  بمدى تقدم المشروع بصفة عامة متمشية مع الإطار التنظيمي المنطقي الذي يتم من خلاله  تنفيذ المشروع ."

ويتم أجراء هذه المتابعة بواسطة الهيئة الممولة والهيئات المشاركة في سياق الأشراف على المشروع .