بالنسبة للمحاسب الذي سوف يعمل في منشأة جديدة ويزاول
مهامه مع بداية مزاولة نشاط المنشأة ، فإن عليه ان يراعي ما ورد في الحلقة السابقة
حلقة خطوات تصميم النظام المحاسبي من قبل محاسب ليس لديه خبرة ، إضافة الى ما ورد
في تلك الحلقة وبعد ان يعي المحاسب مجال نشاط المنشأة وطبيعة تعاملاتها يبدأ في
تصميم الدورة المستندية بالتدريج خطوة خطوة وبحسب تطلبات العمل واستحداث الإدارات
داخل المنشأة وتوسع اعمالها بما يكفل ما يلي :
1-
تحقيق الضبط الداخلي للعمليات والرقابة على عناصر
التشغيل.
2-
تسهيل
إجراءات تنفيذ العمليات.
3-
انسياب المستندات بسهولة
وبسرعة.
4-
توفير البيانات اللازمة
لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات
المالية.
على المحاسب ان لا يفكر ان بناء وتصميم الدورة
المستندية يتم مرة واحدة في اول يوم عمل ، وانما يتم البناء تدريجيا كما اشرنا .
ولو نظرنا الى كبرى الشركات في العالم لوجدنا انها
بدأت بدورة مستندية متسقة ومنسجمة مع حجم اعمال المنشأة واخذت هذه الدورة في
التوسع مع مرور الأيام وتوسع الأنشطة .
لذلك طالما وانت ستعمل في منشأة لا يوجد لديها
دورة مستندية عليك ان تصمم الدورة وفقا لما يتلاءم معها كما سيأتي .
تختلف الدورة المستندية عن الدورة المحاسبية
وذلك في ان الدورة المحاسبية لا تختلف من منشأة
الى أخرى حيث ان للدورة المحاسبية مسار واحد يبدأ من تحديد المستند وتحليل
المعاملة منتهيا بالقوائم المالية .
بينما الدورة المستندية يمكن ان تختلف من منشأة
الى أخرى
لما اصمم الدورة المستندية لاي منشأة هناك مستندات أساسية لا يمكن العمل الا بها سواء
كانت المنشأة جديدة او كانت المنشأة شغالة بغض النظر عن ان كانت المنشأة صغيرة او
كبيرة .
من هذه المستندات
سند القبض سند الصرف فاتورة المبيعات سند الاستلام
المخزني ....
وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن
تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وأنشطتها ذات الأثر المالي.
الان سوف نتطرق لاهم الدورات المستندية التي سوف
نخصص لكل منها حلقة مستقلة كما يلي :
المستندات والدورات المستندية للعمليات بالشركة :
-
الدورة المستندية للمقبوضات:
-
المقبوضات النقدية.
-
المقبوضات بشیکات.
-
الدورة المستندية للمدفوعات:
-
المدفوعات النقدية.
-
المدفوعات بشيكات.
-
الدورة المستندية للعهدة المستديمة.
-
الدورة المستندية للأجور والمرتبات.
-
الدورة
المستندية للمشتريات.
-
الدورة المستندية للمخازن
-
أنواع المواد المستخدمة في النشاط وتقسيم
المخازن.
-
دورة إضافة المشتريات بالمخازن.
-
دورة الصرف من المخازن.
-
دورة الإرتجاع من التشغيل.
-
الدورة
المستندية للمبيعات.
تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :
تحفظ الدفاتر والمطبوعات في مكان آمن وتصرف بتوجيه
من المدير المالي
وفقا لسجل (دفتر ) معد لهذا الغرض مبين فيه اسم
الدفتر ورقم التسلسل (من – الى ) واسم الموظف المستلم وتوقيعه ...... يوقع فيه
مستلم الدفتر ومبين فيه اسم ال
وعند انتهاء الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير
المالي ليوجه بتوريده الى الأرشيف وفقا لأرشفه معينة .
تم مناقشة موضوع التدفقات النقدية بالتفصيل الى ابعد مدى
لمشاهدة الحلقة كاملة من هنا
الدورة المستندية للمقبوضات
لكي يتم تصميم الدورة المحاسبية للمقبوضات لازم نعرف مصادر المقبوضات
وهي كما يلي:
-
دفع مقدمة
-
مبيعات
نقدا
-
تحصيلات
من العملاء
-
توريد من
الشركاء
-
توريد
فائض عهد
-
سحب من
البنك
-
توريدات
أخرى
المقبوضات النقدية بالخزينة:
الدفع المقدمة
• عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم
إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية من أصل + ۲ صورة ...
الأصل : يسلم للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل
للمتابعة.
الصورة الثانية : تحفظ بالدفتر
المبيعات النقدية
• في حالة المبيعات النقدية
يجب هنا ان نفرق بين حالتين هل تم البيع في إدارة الشركة ( في قسم المبيعات داخل
المكتب ) ام ان البيع تم مباشرة في معارض الشركة
-
اذا تم
البيع في إدارة المنشأة فإن على محرر فاتورة البيع في المكتب ان يحرر حافظة توريد
نقدية ويذكر فيها رقم فاتورة البيع النقدية واسم المشتري والتاريخ وبقية بيانات
الفاتورة ويطلب من العميل المشتري ان يسلم المبلغ الى امين الصندوق بموجب اصل اذن
التوريد ونسخة من فاتورة البيع .
يقوم امين الصندوق بتحرير سند قبض نقدي للمشتري بموجب اذن
التوريد وفاتورة البيع من اصل وثلاث نسخ ويسلم اصل سند القبض للعميل ويشير فيه الى رقم الفاتورة ومن
ثم يعود العميل الى قسم المبيعات ويتم التأكد من سند القبض يقوم مسئول قسم المبيعات بتحرير امر صرف بضاعة
الى المخازن لصرف البضاعة بموجب الفاتورة ويشار في امر الصرف الى الفاتورة .
-
اما اذا
تم البيع في معارض المنشأة للعميل مباشرة فتحرر فاتورة نقدية للعميل يستلم اصل
الفاتورة ، وفي نهاية اليوم يقوم مسئول المعرض بجمع المبيعات النقدية لليوم كامل
وعمل ما يلي :-
-
إما عمل
اذن توريد نقدي من اصل وثلاث صور بنفس الترتيب المشار اليه سابقا وتسليم المبلغ مع
اصل اذن التوريد و صورة من كل فاتورة الى امين الصندوق لتحرير سند قبض واحد بتلك
الفواتير النقدية وبموجب اذن التوريد .
-
او ان
يقوم مسئول المعرض بتحرير اذن توريد إيداع ويقوم بإيداع المبلغ في البنك وتسليم
اشعار الإيداع مع صورة من كل فاتورة الى الحسابات لقيد تلك الفواتير .
• في نهاية اليوم يقوم امين الصندوق باعداد كشف حركة الصندوق او كشف
حركة الخزينة وقد شرحنا بالتفصيل كيف يتم اعداد الكشف بالتفصيل
يحتوي كشف حركة الصندوق على جانب خاص بالمقبوضات وجانب اخر خاص
بالمدفوعات وفي اعلى الكشف تاريخ الحركة ورقمها
ويظهر في نهاية الكشف رصيد اليوم السابق يضاف اليه مقبوضات اليوم ويخصم منه
مدفوعات اليوم ليظهر الناتج النهائي عبارة عن رصيد نهاية اليوم ، بعد ذلك يرفق
امين الصندوق بالكشف سندات القبض وسندات الصرف مع مرفقاتها ويرسلها الى الحسابات
ليتم مراجعتها واستكمال إجراءات الدورة المحاسبية .
• ثم تقوم إدارة المراجعة وإدارة الحسابات باتخاذ إجراءاتها المتعلقة
بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار ... وأيضا التأكد من صحة التجميع
والترصيد .
تحصيلات العملاء
عادة ما يكون لدى المحصلين دفاتر خاصة بالتحصيل ودفاتر التحصيل تشبه
دفاتر القبض الا انها خاصة بالتحصيل من العملاء تحصيلات المبيعات الآجلة او تحصيل
المبالغ المتعلقة بالتعاقدات مع العملاء .
يقوم المحصل بتحرير إيصال التحصيل للعميل عند استلامه للمبلغ وفي
نهاية اليوم وبحسب سياسة الشركة اما ان يتم توريد التحصيلات الى البنك وهو السائد
او ان يتم توريدها الى خزينة الشركة وهذا النادر
.
عند توريدها الى البنك يقوم المحصل بتحرير اذن توريد بنكي ويودع
المبلغ في البنك ويتم ارفاق اشعار الإيداع مع اذن التوريد من صورة من كل تحصيل
وتسليمها الى الحسابات لعمل القيود اللازمة بذلك (وهنا يستحسن ان يكون هناك سجل
خاص منظم للعملية بين المحصلين وبين الحسابات يوضح فيه السندات المسلمة للحسابات لقيدها)
عند توريدها الى خزينة الشركة يقوم المحصل بتحرير اذن توريد نقدي
بإجمالي تحصيلات اليوم يرفق به اذن
التوريد ويورد اجمالي المبلغ مع نسخة من كل تحصيل مع اذن التوريد الى الخزينة ويقوم
امين الصندوق بقيد سندات التحصيل في كشف حركة الصندوق كونها تعتبر مقبوضات بالنسبة
له (وبخصوص امين الصندوق والمحصل اما ان
يقوم امين الصندوق بالتوقيع على نسخة سند التحصيل الخاصة بالمحصل على انه استلم
المبلغ وهذا يعتبر اخلاء للمحصل او ان يقوم بالتوقيع على ذلك في السجل المشار اليه
عند توريد التحصيلات الى البنك )
التوريدات من الشركاء او من
فائض العهد او أي توريدات أخرى
يقوم الشخص المعني بالتوريد بتحرير اذن توريد نقدي ( وعادة ما يتم
وضع دفتر اذن التوريد النقدي لدى الحسابات او لدى السكرتارية حيث يتم الوصول اليه
بسهولة )
وبموجب اذن التوريد يورد المبلغ الى الصندوق ويحرر بذلك امين الصندوق
سند قبض من اصل وصورتين
الأصل لمن قام بتوريد المبلغ
صورة للحسابات
صورة في ملف من قام بالتوريد
صورة للدفتر
القبض من البنك (سحب الشيكات )
عند الحاجة لتغذية الصندوق في الشركة بمبالغ نقدية تقوم الإدارة
المالية باتخاذ الإجراءات المتمثلة في اصدار سند تحرير شيك باسم امين الصندوق
موضحا فيه الغرض من سحب المبلغ .
وبموجب اذن تحرير الشيك وصورة من الشيك المستلم يقوم امين الصندوق بتحرير اذن توريد نقدي وبموجبه
يحرر سند قبض نقدي بالمبلغ المسحوب من البنك ويرفق صورة من سند القبض في نهاية
اليوم مع كشف حركة الخزينة ومرفقاتها التي تسلم وترسل الى المراجعة والحسابات
لاستكمال الإجراءات المتعلقة بالدورة المحاسبية .
اذا مستندات
الدورة المستندية للمقبوضات هي :
-اذن توريد نقدي
– حافظة توريد يتكون من اصل + 3 صور
-
سند قبض نقدا يتكون من اصل + 3 صور
-
اذن توريد شيكات – حافظة توريد شيكات يتكون من اصل + صورة
-
سند قبض شيكات يتكون من اصل + 3 صور
-
دفتر كشف حركة الخزينة اليومية نقدا يتكون من اصل + صورة
-
دفتر كشف حركة الخزينة شيكات يتكون من اصل
+ صورة
-
فواتير المبيعات النقدية
ملاحظات
-
ارقام السندات يجب ان تكون تسلسلية ويمكن
ان تصدر يدويا او اليا .
-
يجب ان تحتوي السندات على البيانات
اللازمة التي تفيد العملية
-
يجب ان تستوفى التوقيعات من قبل
المختصين
يشار الى انه في
حال تعامل الشركة بعملتين ان يتم تكرار نفس الإجراءات وتكرار الدفاتر اذا كان
لدينا عملة اجنبية